Produkter till kontoret

Inköp
Nästan oavsett typ av företagande, köper du diverse utrustning i större eller mindre omfattning. De flesta har behov av kontorsmöbler som skrivbord och bokhyllor, olika kontorsmaskiner, telefonutrustning, rekvisita mm. Detta tillsammans kan uppgå till betydande belopp. Det är därför viktigt att tänka så rationellt som möjligt.

Moment som du bör tänka över:

• Pris i förhållande till kvalitet
• Vilka rabatter kan man uppnå om man köper allt på ett ställe
• Transportkostnader till dina lokaler
• Vilken garantitid ger säljaren på det du köper
• Hur är det med serviceinsatser då utrustningen inte fungerar
• Kredittid
• Rabatter

Värdera priserbjudande
Det är inte alltid säkert att ett erbjudande är det bästa priset. Ett rabatterat pris hos en återförsäljare kan vara högre än ett normalpris hos en annan. Detta beror på de villkor återförsäljaren har hos leverantören och vilken förtjänst återförsäljaren själv har. I det fall du samlar alla inköp hos en leverantör, finns det också rabatter att hämta. Detta blir ofta också mer rationellt för dig, när du vet att du kan förhålla dig till en leverantör i stället för många olika. Det kan också vara lättare vid olika reklamationer då det är mycket lättare att förhålla sig till en part.

Kopieringsmaskin
En kopieringsmaskin kan vara en stor investering för ett litet företag. Detta hänger självklart ihop med behovet av maskin. Därför är det vanligt att leverantörerna av kopieringsmaskiner erbjuder färdiga leasingavtal. Har du behov av en dyrbar maskin, kan detta absolut vara den bästa lösningen. Du slipper att binda mycket kapital och leasingkostnaden kostnadsbokföres löpande.

Det finns också en del leverantörer som säljer begagnade maskiner. Detta kan vara demonstrationsmaskiner, eller maskiner som inte har användts så mycket och som har kvar flera års användningstid. Maskinerna levereras ofta med garanti och priserna är mycket lägre än vid köp av ny maskin. Här kan det vara mycket att hämta då du har behov av en stor maskin, men inte har behov av den allra senaste årsmodellen.

Det är vanligt att man tecknar ett serviceavtal på kopieringsmaskinen. Man betalar då ett avtalat pris per kopia. Då garanterar leverantören att maskinen vid varje tillfälle fungerar som den ska och reparationer samt generellt underhåll utföres utan extra kostnad. Detta är i de flesta fall att föredra. Speciellt då du kopierar stora volymer och är beroende av en pålitlig maskin som gör goda kopior. Priset du betalar inkluderar också toner, dvs "trycksvärtan" som maskinen använder vid kopieringen. Ett serviceavtal bör ligga mellan 8 och 12 öre per kopia, beroende på vilket antal kopior du tar per år och vilken maskin du har.


Välj en lokal leverantör
I de flesta fall kan det löna sig att välja en leverantör som finns i närområdet. Detta är speciellt viktigt där du efter köpet är i behov av service och underhåll. Då du har behov av att en servicekille skall komma till dig, kan det bli en dyr affär om avstånden är stora. I gengäld råder djungeltelegrafen i lokalmiljön och leverantören vill oftast sträcka sig lite längre för att du skall ge goda rekommendationer till andra.


Köp det du har behov av - när du behöver det!
Det är viktigt att icke binda kapital i varulager. En god regel är därför att köpa när du verkligen har behovet. Tänk på likviditeten (betalningsförmågan) i ditt företag. Det kan i så motto också vara värt att kolla betalningsvillkoren hos den leverantör du väljer. Räntefri kredit kan vara en fördel, speciellt i uppstarten då kostnaderna oftast kommer före intäkterna. Vid årsavtal på service av t.ex. kopieringsmaskiner, finns det någon leverantör som fakturerar för ett år i förskott. Befinner du dig i uppstarten av företaget ock likviditeten är dålig förbättrar detta inte situationen. Be om uppdelning av faktura, t.ex. att du betalar per kvartal.

Någon leverantör lämnar också rabatter. Om du har likviditet för detta kan det vara någon procent att tjäna. Eftersom du är ny kund och själv är i uppstarten av företaget kan det hända att du blir tvungen att betala innan leverans sker. Detta pga att leverantören inte känner dig sedan tidigare och inte vill riskera att du inte kan betala. I så fall får du i alla fall försöka och förhandla fram en kontantrabatt. Återförsäljaren får ju in pengarna långt tidigare från dig än han får från andra kunder som får kredit. Detta "tjänar" han räntor på.


Tänk på tiden du använder!
Många är väldigt fokuserade på att köpa till billigast möjliga pris. Detta är i utgångspunkten en riktig tanke. Det är likväl viktigt att man inte stirrar sig blind på denna vision. Det är inte lönsamt att använda en hel dag till att spara obetydliga belopp. Tiden idag räcker sällan till. Detta gäller i synnerhet i etableringsfasen när allt skall göras på kort tid. Då kan det vara helt olönsamt att köra från leverantör till leverantör i det fall den ene har något lägre pris på en enda produkt. Det kan vara mycket bättre att handla hos en leverantör, som kanske kör ut varorna kostnadsfritt till ditt kontor.

Begagnad utrustning
En del leverantörer har specialiserat sig på begagnad utrustning till kontoret. Här kan du köpa nästan nytt till mycket bra priser. För många kan både kvalitet och utseende vara mer än bra nog. Kontrollera om det finns en leverantör som säljer begagnat i ditt närområde.

Uthyrning av utrustning
En del leverantörer erbjuder också uthyrning av utrustning. Detta gäller både möbler, maskiner mm. Detta innebär att du slipper en stor engångskostnad och får sprida utgifterna över en längre period. En del företag erbjuder också att du t.ex. kan uppgradera en kopieringsmaskin när behovet ändrar sig utan allt för stora prisökningar. Ett hyresavtal kan därför vara ett gott alternativ för ett företag i uppstarten.

Vill du ha tips om leverantörer?
Vi i Eget Bolag har ingått avtal med en rad olika leverantörer runt om i hela landet. I fall du önskar information om vilka vi samarbetar med i ditt närområde, använd länken nedan.